El encuentro tuvo lugar en la Av. Sanz, Edf. Peñalito, salón de fiesta, PB. El Marqués y comenzó a las 9:30 am, hora del tercer llamado, con los miembros asistentes.
La asamblea se inició con la participación de 26 miembros de la AVS (23 con voz y voto de un total de 57 afiliados) y estuvo dirigida por los cinco miembros del Comité Ejecutivo: Rosario Suárez (Presidente), Yvette Blanco (Secretaria), Indira Rojas (Tesorera), José Luis Rodríguez Barroso (Vocal) y Javier Lattuf (Vocal).
La agenda del encuentro presencial estuvo sujeta a las opiniones y propuestas que surgieron de la I Asamblea Virtual, modalidad que fue aceptada en la asamblea del año 2016 y que se puso en práctica con fines de consulta, a través del correo electrónico, durante los días del 25/11/2017 al 02/12/2017.
Agenda de la I Asamblea Virtual
- Acciones de los clubes para aumentar el número de miembros.
- Acciones, ideas y propuestas para lograr financiamiento.
- Forma de llevar la Carrera 2018, considerando que no es clasificatoria para el Mundial de México.
- Contingencia para la realización de torneos en un país con gravísima crisis económica
- Costo de afiliación 2018
- Costo de torneos, mueve Elo, mega torneos.
- Patrocinio 2018
- Otros
Agenda de la Asamblea Presencial
- Presentación del informe de gestión 2017
- Discusión y votación de propuestas (carrera 2018, afiliación, patrocinio, otros)
- Conclusiones y cierre La asamblea inició con las palabras de bienvenida y de agradecimiento por parte del Comité Ejecutivo de la AVS.
Rosario Suárez, Presidente de la AVS, hizo la presentación del informe de gestión del año 2017 con los siguientes aspectos: a) revisión y evaluación de las actividades cumplidas del calendario 2017, las cuales, pese a la situación crítica tanto en el ámbito social y económico, pudieron llevarse a cabo satisfactoriamente; b) revisión y evaluación de las actividades que no estaban pautadas en el calendario, entre las que destacan los mueve Elo y los mega torneos; c) eventos programados durante el año, como los talleres dictados en diversos espacios y la labor educativa a través del Scrabble en los espacios formales de enseñanza; d) aspectos destacados del año, como haber realizado eventos novedosos (torneo de la mujer, mega torneos con Elo nacional, 2 duplicadas en un mismo día, I Encuentro de Deportes de la Mente de La Plaza Los Palos Grandes junto con Ajedrez y Go), la destacada actuación del equipo que nos representó en el Mundial y la importante presencia de nuestro movimiento en medios de comunicación tanto nacionales como internacionales así como en las redes sociales (El Universal, Contrapunto, BBC Mundo, Circuito Éxitos, Efecto Cocuyo).
Se analizaron los puntos críticos, especialmente los relacionados con la asistencia a los torneos; la baja participación de jugadores de la Liga C y la incidencia de la hiperinflación en nuestras actividades. En este punto, José Luis Rodríguez expuso unos gráficos que mostraban esa realidad en números.
Indira Rojas, Tesorera de la AVS, presentó detalladamente la rendición de cuentas del dinero que ingresó por concepto de afiliaciones, torneos y donaciones; los rubros en los cuales se invirtió y el saldo restante como base para iniciar el año 2018. Se anexa a esta acta el documento que detalla el movimiento financiero del año 2017. (chequear correo AVS)
Yvette Blanco, Secretaria de la AVS, informó sobre los puntos tratados en la Asamblea Anual de la FISE, celebrada en Asunción, Paraguay, en el marco del Mundial de Scrabble 2017, entre los que destacan los nuevos estatutos de la FISE, la nueva conformación del equipo directivo de acuerdo con esos estatutos y las próximas sedes de las competencias internacionales (Mundial 2018, en México; Torneo Regional Andino 2018, en Ecuador; Torneo Austral 2018, en Argentina; Norcenca 2018, en USA; Mundial 2019, en Panamá).
Luego de la presentación de los informes, se mostró el cuadro que contenía las propuestas y opiniones recibidas por correo electrónico (y que se adjuntó a la convocatoria de la asamblea presencial), producto de la consulta que se hizo con la agenda de la asamblea virtual, con el propósito de analizarlas y votar por las opciones más convenientes.
De esos análisis surgieron las siguientes propuestas y decisiones, todas sometidas a consulta mediante el voto de los miembros activos y aprobadas por mayoría simple:
1. Acciones de los clubes para aumentar el número de miembros: a) que los clubes realicen por lo menos una actividad de promoción del juego/deporte de la mente al año; b) que los clubes presenten un cronograma de actividades, días y lugar de práctica; c) que cada club tenga sus redes sociales activas; d) la AVS debe presentar un formato para que los clubes reporten sus actividades; e) la AVS creará una comisión de proyectos para apoyar las actividades de los clubes; f) buscar la forma de llegar a todos los niveles educativos; g) aprovechar los espacios residenciales para la promoción del Scrabble.
2. Acciones, ideas y propuestas para lograr financiamiento: a) se creará una comisión para concretar el portafolio de la AVS y así poder llegar a empresas y otras instituciones que no nos conocen aún; b) se podría abrir un crowdfunding o financiación colectiva para aumentar las divisas y apoyar al equipo que va al mundial.
3. Forma de llevar la Carrera 2018, considerando que no es clasificatoria para el Mundial de México: después de explorar las propuestas enviadas más las que surgieron de la discusión en la asamblea presencial, se llegó al siguiente acuerdo: a) la carrera 2018 estará conformada por 3 torneos más el torneo nacional; b) se tomarán los dos mejores torneos de los tres pautados para contabilizar los puntos de la carrera; c) los torneos de la carrera 2018 tendrán las siguientes características: serán de dos días, a 11 rondas (las 2 últimas por Rey de la Colina), el club organizador decidirá la distribución de las rondas de acuerdo con las características del lugar donde se realice, considerando dejar medio día tanto en el día 1 como en el 2, para que quienes se trasladan fuera de la zona del torneo puedan desplazarse cómodamente; d) para participar en el torneo nacional, se mantiene la misma condición de haber competido en al menos uno de los torneos de la carrera y estar al día con la afiliación AVS; e) la Asamblea le solicitó a la AVS presentar un Calendario de Torneos 2018 que se ajuste a las nuevas características de los torneos, para que sea sometido a votación en los días posteriores a la celebración de esta reunión anual. Ese calendario, ya enviado y sometido a votación entre los miembros que asistieron a la asamblea, se anexa a esta acta.
4. Costo de afiliación y torneos 2018: dadas las características especiales de la economía nacional, la asamblea aprueba que la Comisión de Precios estudie tanto el costo de afiliación como el de torneos, de acuerdo con los parámetros que la rigen (salario integral mínimo), siendo variable este monto en moneda nacional según el momento en el que los miembros soliciten afiliarse o realizar torneos clásicos u otras modalidades como mueve Elo, mega torneos, entre otros (se estima un punto de partida de 30% del salario mínimo integral) y fijo, en el caso de que fuese en divisa. Durante el 2018 no habrá modalidad de financiamiento ni descuento por pronto pago como en años anteriores, por el vertiginoso crecimiento de la inflación en la economía nacional, eso significa que para competir en condición de afiliado deberá haberla cancelado antes del primer torneo de la carrera; en tal sentido, se aprobaron en la Asamblea los siguientes precios, referenciados al Salario Mínimo Integral (SMI): • Afiliación anual a la AVS (un solo pago): 30% del SMI o un (1) dólar físico (1 US$), lo que prefiera el pagador a su propia conveniencia. Otras formas de pago pueden ser consultadas con el Comité Ejecutivo de la AVS. • Cada torneo de La Carrera (nuevo formato de dos días, 11 rondas): 10% del SMI que cubre ambos días.
5. La Comisión de Precios asignará también el precio de inscripción para los torneos Mueve Elo y otros torneos similares, asimismo, revisará estos porcentajes cada tres (3) meses o cuando el Comité Ejecutivo así se lo solicite. La comisión de precios quedó conformada por los siguientes miembros: Airan Pérez, José Hernández, José Luis Rodríguez Barroso, Ítalo Rosales, Isor Álvarez, Carlos Mendoza y Alejandro Terenzani.
6. Patrocinio 2018: se dará patrocinio hasta los 6 primeros jugadores que clasifiquen de acuerdo con los mecanismos regulares del año anterior (estar afiliado, haber jugado por lo menos un torneo de la carrera y el torneo nacional) y que estén dentro de los 20 primeros clasificados por el serpentín. El monto máximo disponible para cada jugador se determinará una vez que la FISE haya decidido el mecanismo de inscripción para el Mundial de Scrabble, México 2018, teniendo la AVS un monto máximo de distribución de 800 dólares. Quedan en idénticas condiciones del año anterior, el impuesto al triunfo del 10% para la AVS sobre el total del monto que obtenga un jugador en las competencias individuales y en el caso de La Copa de las Naciones, 60% para la AVS y 40% distribuido entre los miembros del equipo.
7. Otros - Las condiciones sobre participación en los torneos, publicación de pareos y otros aspectos no discutidos quedan idénticas a la fecha de su última discusión. - El Club de San Antonio de Los Altos anunció que Jonathan Sarabia es su nuevo presidente. - Se recordó el compromiso que tiene la AVS de acusar recibo inmediatamente al recibir algún pago o informar la tenencia de depósitos no reportados, así como enviar un reporte a todos los miembros cada tres meses. - Se fijó un plazo de 30 días máximo para que los miembros reporten los pagos efectuados a la instancia correspondiente. - La asamblea aprobó que Mikel Anzola y Karina Briceño sean los responsables de promocionar el Scrabble en otras lenguas distintas del español. - La asamblea ratifica al Comité Ejecutivo vigente para el periodo 2018-2019. - Los aspectos no tratados en la Asamblea 2017, quedan en idénticas condiciones a la fecha de su última discusión.
Habiéndose tratado todos los puntos y sin más intervenciones por parte de los miembros asistentes, se da por concluida la asamblea.
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